• info@karnosoft.com
  • تهران، خیابان آزادی، بلوار اکبری، حیابان قاسمی، جنب جهاد دانشگاهی شریف

داشبورد مدیریتی (Dashboard)

وقتی در مورد داشبورد صحبت می کنیم در واقع از چه چیزی حرف میزنیم؟

یک سیستم هوش تجاری معمولا دارای 4 مولفه: انبار داده، ابزارهای تحلیلی، مدیریت فرآیندهای تجاری و داشبورد مدیریتی است. بنابراین داشبورد مدیریتی یکی از مولفه‌های سیستم هوش تجاری به شمار می‌رود.

داشبوردها یکی از رایج ترین موارد استفاده برای تجسم داده ها هستند و طراحی و زمینه استفاده از آنها به طور قابل توجهی با ابزارهای تجسم اکتشافی متفاوت است. در این مقاله، به دامنه وسیع نحوه استفاده از داشبورد در عمل نگاه می‌کنیم.

مقدمه

داشبوردها در همه جا وجود دارند. آنها تقریباً توسط هر صنعت، سازمان غیرانتفاعی و خدماتی برای حمایت از تصمیم گیری مبتنی بر داده، ساخته و به کار گرفته می شوند. آنها توسط دانش آموزان برای پیگیری یادگیری و توسط افراد برای نظارت بر مصرف انرژی و سلامت شخصی استفاده می شود. علیرغم شیوع آنها، جامعه تحقیقاتی به ندرت به داشبوردها توجه لازم را داده است، البته به استثنای اندک.

سوال اینجاست که  آیا داشبوردها صرفاً ابزاری برای بسط اصول طراحی شناخته شده هستند؟ یا اینکه طراحی و کاربرد آنها بیشتر است؟

داشبورد (Dashboard) چیست؟

ما در اینجا دسته‌های متنوعی از داشبوردها را با مجموعه‌ای از ویژگی‌های منحصر به فرد در ابعاد مختلف شناسایی می‌کنیم. همچنین مشکلات و چالش‌های پیرامون استفاده از داشبورد را در عمل گزارش می‌کنیم، که برخی از آنها بر زمینه اجتماعی داشبوردها به‌عنوان رابط اصلی “داده‌های بزرگ” تاکید می‌کنند.

 در نهایت، مجموعه‌ای از فرصت‌های تحقیقاتی جالب و حیاتی را شناسایی می‌کنیم. امیدواریم که کار مان الهام بخش باشد و جامعه را به استقبال از داشبوردها، مطالعه چالش های پیرامون استفاده از آنها، و توسعه فناوری های نوآورانه داشبورد با تأثیر گسترده برانگیزد.

حتی تعریف داشبورد نیز متغیر است. تعداد کمی داشبوردها را به طور محدود توصیف می‌کنند: “نمایشگر اطلاعاتی عمدتاً بصری که افراد برای نظارت سریع بر شرایط فعلی که نیاز به پاسخ به موقع برای انجام یک نقش خاص دارند، استفاده می‌کنند”.  این تعریف مستلزم نماهای تک صفحه ای و قابل مشاهده از به روز رسانی داده ها است. وکسلر و همکاران یک تعریف گسترده‌تر ارائه می‌کند: «نمایش بصری داده‌های مورد استفاده برای نظارت بر شرایط که می‌تواند شامل عناصر اینفوگرافیک یا تجسم‌های روایتگرایانه باشد » از طریق بررسی دامنه و نظرسنجی طراحی داشبورد، مشخص شد که واژه داشبورد به طور گسترده برای اشاره به انواع مختلفی از موجودیت ها استفاده می شود و کلمه کلیشه ای داشبورد آشنا برای جامعه را به چالش می کشد. بنابراین، به طور کلی، ما دو دیدگاه مختلف را شناسایی می کنیم و بین نوع بصری داشبوردها (نمایش داده های بصری که به صورت طرح کاشی کاری شده از نمودارهای ساده و/یا اعداد بزرگ ساخته شده است) و نوع عملکردی (نمایشگر تعاملی که امکان نظارت در زمان واقعی داده های به روز رسانی پویا را فراهم می کند) تمایز قائل می شویم.

 در حالی که بسیاری از نمایشگرهای داده از ظاهر بصری آشنای “داشبورد” استفاده می کنند، ما ابزارهای زیادی را یافتیم که از عملکردهای یکسانی پشتیبانی می کنند اما طرح های بصری بسیار متفاوتی دارند، به خصوص داشبوردهایی که برای دستگاه های تلفن همراه در نظر گرفته شده اند. 

این مقاله دلایل علاقه به داشبوردها، چیستی آنها، نحوه توسعه آنها، عواملی که باعث پذیرش آنها می شود و تحقیقات آکادمیک مورد نیاز برای استفاده از پتانسیل آنها را بررسی می کند. این ادغام دیدگاه‌های مدیریتی و دانشگاهی سهم منحصر به فرد ما در این حوزه خدماتی است: مطبوعات و کتاب‌های تجاری کاربردهای تجاری را مورد بحث قرار داده‌اند، در حالی که تعداد انگشت شماری از مقالات دانشگاهی و ارائه‌های مربوط به این موضوع به حوزه‌های خاصی مانند انگیزه داشبوردها، مطالعات موردی اشاره کرده‌اند.

اهداف داشبوردها

داشبوردها به پیچیدگی و تنوع روزافزون داده های بازار که مدیریت ارشد در عصر اطلاعات با آن مواجه است پاسخ می دهد. مدیران حداقل چهار عامل نیاز به داشبورد را ذکر می کنند:

1. سازمان دهی ضعیف بسیاری از داده های مرتبط با تصمیم گیری

2. جهت گیری های مدیریتی در پردازش اطلاعات و تصمیم گیری

3. افزایش تقاضا برای پاسخگویی به بازار، با توجه به هدف دوگانه شرکت ها برای رشد سعودی و در عین حال کاهش هزینه ها برای یک نمودار نزولی سالم.

4. نیاز به یکپارچگی بین بخشی در شیوه های گزارش عملکرد و تخصیص منابع

کاربرد داشبورد

داشبورد مدیریتی (management dashboard)، نوعی رابط کاربری است که از وضعیت جاری و روندهای گذشته کسب و کار شما، یک نمایش گرافیکی ارائه می‌دهد. این عناصر گرافیکی با پیوستن به منابع مختلف می‌توانند اطلاعات را از بانک‌های اطلاعاتی موجود در سازمان استخراج کرده و به صورت یکپارچه در یک صفحه نمایش دهند. این نمایش تک صفحه‌ای، معمولا به سادگی قبل خواندن است.. ما داشبورد را به عنوان مجموعه نسبتاً کوچکی از معیارهای عملکرد کلیدی به هم پیوسته و محرک‌های عملکرد اساسی تعریف می‌کنیم که هم منافع کوتاه‌مدت و هم بلندمدت را منعکس می‌کند تا در سراسر سازمان به طور مشترک مشاهده شوند.

انواع داشبورد ها

داشبوردهای مدیریتی از لحاظ نقش و کارکرد به 3 دسته تقسیم می‌شوند:

داشبوردهای راهبردی یا استراتژیک (Strategic Dashboard)

داشبوردهای استراتژیک، از مدیران در هر سطح سازمانی پشتیبانی می‌کنند و از صحت عملکرد کسب و کار، نوعی نگرش همه جانبه به تصمیم گیرندگان ارائه می‌دهند. این داشبوردها معمولا برای مقایسه وضعیت سازمان با اهداف استراتژیک مورد استفاده قرار می‌گیرند و به مدیران برای تصمیم‌گیری‌های اجرایی، مانند تنظیم اهداف کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت، کمک قابل توجهی می‌کنند. این نکته را هم به خاطر داشته باشید که داشبوردهای استراتژیک، بر تصاویر و داده‌های ایستا متمرکز هستند و با استفاده از اطلاعات دوره‌ای تهیه می‌شوند.

داشبوردهای تحلیلی (Analytic Dashboard)

این داشبوردها دربردارنده محتوا، موارد مقایسه‌ای، سوابق بیشتر و شاخص‌های عملکردی دقیق‌تر و کامل‌تری هستند و با آنالیز اطلاعات، به مدیران برای گرفتن تصمیمات مهم کمک می‌کنند. در واقع، مدیران با در اختیار داشتن داشبوردهای تحلیلی، می‌توانند وضعیت موجود و دلایل آن را به درستی درک کنند. همچنین، داشبوردهای تحلیلی معمولا از تعامل با داده‌ها پشتیبانی می‌کنند.

داشبوردهای عملیاتی (Operational Dashboard)

داشبوردهای عملیاتی به پایش کارکردهای حیاتی سازمان پرداخته و به طور مستقیم با فعالیت‌ها و رویدادها در تعامل هستند. این داشبوردها به صورت پیوسته و لحظه‌ای تغییر می‌کنند و به پاسخ‌های سریع نیاز دارند. بنابراین به صورت کاملا متفاوت با موارد اول و دوم طراحی و ساخته می‌شوند.

اهمیت داشبورد ها

دلایل اهمیت داشبورد ها عبارتند از:

  • کاهش پیچیدگی‌های فرآیند مدیریت: داشبوردهای مدیریتی به شما کمک می‌کند تا پیچیدگی اداره یک کسب و کار، شهرداری یا یک سازمان غیرانتفاعی را مدیریت کنید. داشبورد مدیریتی می‌تواند به شما کمک کند تا بفهمید چه چیزی برای سازمان به‌عنوان یک کل مهم است. در مورد بانک یا سازمان تولیدی نیز به همین شکل خواهد بود. هر بخش در سازمان برای استفاده از منابع کمیاب و محدود “رقابت” می‌کند. بنابراین مهم است که دید کاملی از اولویت‌های کلی سازمان داشته باشیم.
  • فراهم کردن امکان ادغام اطلاعات از سراسر سازمان: هر بخش مسئول مدیریت اطلاعات خود است – اما همه این اطلاعات به یک استراتژی برای سازمان منتهی می‌شود. برای به روز نگه داشتن هر بخش به طور مداوم (و در دسترس بودن برای مشاهده به روش‌های مختلف)، به یک داشبورد مدیریتی نیاز دارید.
  • یکپارچه سازی نرم‌افزارهای اطلاعاتی مختلف در سازمان: با استفاده از آن، می‌توانید اطلاعات کلیدی را از تمام برنامه‌های نرم افزاری در یک مکان جمع آوری کنید. اکثر سازمان‌ها دارای نرم افزارهایی برای امور مالی، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، منابع انسانی (HR)، معاملات فرآیند، مدیریت پروژه و غیره هستند. این برنامه‌ها به سازمان یک پلتفرم دقیق برای هر عملکرد خاص می‌دهند. اما هنوز هم وجود مکانی که بتوانید اطلاعات کلیدی را به آن منتقل کنید ضرورت دارد. اینجاست که نیاز به داشبورد مدیریت مطرح میشود.
  • فراهم کردن امکان دسترسی فوری به اطلاعات مهم: در گذشته داشبوردهای مدیریتی به صورت ماهانه یا هفتگی چاپ می‌شدند و نگهداری می‌شدند. با سرعت تجارت امروز، شما به داشبورد پویا که دائما به روزرسانی شود نیاز دارید. این اطلاعات استراتژیک باید دائماً از رایانه لوحی، تلفن یا لپ تاپ شما در دسترس باشد.
  • ارائه تصویری واضح از نحوه انجام پروژه‌های کلیدی: با استفاده از داشبوردهای مدیریتی می‌توانید ببینید که پروژه‌هایتان در طول مسیر چگونه پیش می‌روند. آیا کارهایی که برای پروژه‌ها انجام می‌دهید، تأثیر هدفمندی را که در نظر دارید می‌گذارند یا خیر. داشتن نمایی که وضعیت، درصد تکمیل و نقاط عطف کلیدی پروژه را نشان می‌دهد، ویژگی مهمی برای یک داشبورد مدیریتی است.

شاخص ‌های داشبورد ها را چگونه انتخاب کنیم؟

تا اینجا دانستیم داشبورد مدیریتی چیست و چه قابلیت‌هایی دارد. اما معیارهای انتخاب داشبورد مدیریتی چیست و چگونه در نظر گرفته می‌شود؟ برای انتخاب شاخص‌های کلیدی داشبوردها، لازم است موارد زیر را در نظر داشته باشید:

  • شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)، باید به طور مستقیم با اهداف سازمان شما و میزان موفقیت آن مرتبط باشند.
  • زنجیره فرآیندها را تحلیل و بررسی کرده و نقاطی که منجر به ارزش افزوده در کسب و کار شما می‌شوند را شناسایی کنید.
  • KPI هایی را انتخاب کنید که به راحتی قابل اندازه گیری بوده و احتمال خطای کمتری داشته باشند. به این ترتیب، سامانه داشبورد شما قابلیت اعتماد بیشتری خواهد داشت.
  • KPI ها باید اعدادی باشند که بتوانید به راحتی آنها را تفسیر و تحلیل کنید.
  • سعی کنید شاخص‌هایی را تعریف کنید که برای شما مشخص کنند در مسیر درست قرار دارید یا نه. این شاخص‌ها، شاخص‌های روند نامیده می‌شوند. مانند روند فروش در سال جاری یا روند فروش در 3 ماه گذشته.

مزایای استفاده از داشبوردها در سازمان

  • صرفه جویی در زمان
  • بهبود ارتباطات درون سازمان
  • بهبود ارتباطات خارج از سازمان
  • بررسی و ارزیابی عملکرد کارکنان
  • افزایش سود

دلایل استفاده از داشبورد مدیریتی چیست؟

  • از آنجا که استفاده کنندگان از داشبوردهای مدیریتی، زمان زیادی را خارج از محل کارشان می‌گذرانند، داشبورد این امکان را برایشان فراهم می‌کند که از راه دور نیز به اطلاعات مورد نظر دسترسی داشته باشند.
  • با استفاده از داشبورهای مدیریتی، مدیران ارشد سازمان می‌توانند در یک محیط ساده و کاربردی، بر شاخص‌های کلیدی عملکرد کل سازمان یا بخش مورد نظر خود، نظارت کامل داشته باشند.

داشبورد مدیریتی چه نقشی در بهینه سازی فرآیند ها دارد؟

معمولا سازمان‌ها فرم‌های ورودی زیادی دارند. با تجمیع این فرم‌ها و انجام عملیات ریاضی می‌توانند اطلاعات را در قالب گزارش تولید کنند. در اینجا سازمان شما از یک سازمان کاغذ محور، تبدیل به یک سازمان اطلاعات محور شده و با ایجاد یک بستر مناسب برای ورود داده‌ها در فرم، گزارشات مورد نیاز شما تولید می‌شود.

اکنون زمان ایجاد داشبوردهای مدیریتی است. داشبورد مانند یک پنجره، وضعیت جاری فرآیندها را به مالکان فرآیند و مدیران ارشد سازمان نمایش می‌دهد.

در انتها

استدلال ما این است که داشبوردها به تنهایی شایسته بحث و تحقیق هستند.  فراگیر بودن آنها، به تنهایی آنها را شایسته مطالعه می کند، زیرا پتانسیل تأثیرگذاریشان بسیار زیاد است. اما فراتر از این، داشبورد ها بسیار جالب هستند. داشبوردها متنوع اند و در زمینه های مختلف ظاهر می شوند. آنها با افزایش استفاده در حال تغییر و تنوع اند. زمینه های استفاده آنها فراتر از یک نظارت ساده و گزارش های تک صفحه ای گسترش خواهد یافت و در مقایسه با روش‌های تجسم گرایانه دیگر در تحقیق و توسعه، داشبوردها، چالش‌ خواندن گزارش های پیچیده، نماهای هماهنگ، ردیابی داده‌ها و اطلاعات اختصاصی و مشترک را به‌طور منحصربه‌فردی گرد هم می‌آورند. طراحان داشبورد باید به نمایش متنی مناسب و زبان بصری و چارچوب‌بندی اجتماعی توجه داشته باشند. ما داشبوردها را به‌عنوان یک حوزه مجزا از تجسم گرایی شناسایی می‌کنیم که جهت‌های تاثیرگذاری را برای تحقیقات آینده ارائه خواهد داد.

کارنوسافت | هوشمندسازی کسب و کار