نرم افزار داشبورد چیست؟
یک سیستم هوش تجاری معمولا دارای 4 مولفه: انبار داده، ابزارهای تحلیلی، مدیریت فرآیندهای تجاری و داشبورد مدیریتی است. بنابراین داشبورد مدیریتی یکی از مولفه‌های سیستم هوش تجاری به شمار می‌رود.
داشبوردها در همه جا وجود دارند. آنها تقریباً توسط هر صنعت، سازمان غیرانتفاعی و خدماتی برای حمایت از تصمیم گیری مبتنی بر داده، ساخته و به کار گرفته می شوند. آنها توسط دانش آموزان برای پیگیری یادگیری و توسط افراد برای نظارت بر مصرف انرژی و سلامت شخصی استفاده می شود.
سوال اینجاست که آیا داشبوردها صرفاً ابزاری برای بسط اصول طراحی شناخته شده هستند؟ یا اینکه طراحی و کاربرد آنها بیشتر است؟
حتی تعریف داشبورد نیز متغیر است. تعداد کمی داشبوردها را به طور محدود توصیف می‌کنند: “نمایشگر اطلاعاتی عمدتاً بصری که افراد برای نظارت سریع بر شرایط فعلی که نیاز به پاسخ به موقع برای انجام یک نقش خاص دارند، استفاده می‌کنند”. این تعریف مستلزم نماهای تک صفحه ای و قابل مشاهده از به روز رسانی داده ها است. اما یک تعریف گسترده‌تر میگوید : نمایش بصری دادههای مورد استفاده برای نظارت بر شرایط که میتواند شامل عناصر اینفوگرافیک یا تجسم‌های روایتگرایانه باشد .
بنابراین داشبورد مدیریتی (management dashboard)، نوعی رابط کاربری است که از وضعیت جاری و روندهای گذشته کسب و کار شما، یک نمایش گرافیکی ارائه میدهد. این عناصر گرافیکی با پیوستن به منابع مختلف می‌توانند اطلاعات را از بانکهای اطلاعاتی موجود در سازمان استخراج کرده و به صورت یکپارچه در یک صفحه نمایش دهند. این نمایش تک صفحه‌ای، معمولا به سادگی قبل خواندن است.. ما داشبورد را به عنوان مجموعه نسبتاً کوچکی از معیارهای عملکرد کلیدی به هم پیوسته و محرک‌های عملکرد اساسی تعریف می‌کنیم که هم منافع کوتاه‌مدت و هم بلندمدت را منعکس میکند تا در سراسر سازمان به طور مشترک مشاهده شوند.
اهداف داشبوردها
داشبوردها به پیچیدگی و تنوع روزافزون داده های بازار که مدیریت ارشد در عصر اطلاعات با آن مواجه است پاسخ می دهد. مدیران حداقل چهار عامل نیاز به داشبورد را ذکر می کنند:
- افزایش تقاضا برای پاسخگویی به بازار، با توجه به هدف دوگانه شرکت ها برای رشد سعودی و در عین حال کاهش هزینه ها برای یک نمودار نزولی سالم.
- نیاز به یکپارچگی بین بخشی در شیوه های گزارش عملکرد و تخصیص منابع کاربرد داشبورد
- جهت گیری های مدیریتی در پردازش اطلاعات و تصمیم گیری
- سازمان دهی ضعیف بسیاری از داده های مرتبط با تصمیم گیری
انواع داشبورد مدیریتی
داشبوردهای مدیریتی از لحاظ نقش و کارکرد به 3 دسته تقسیم میشوند:
داشبوردهای راهبردی یا استراتژیک (Strategic Dashboard)
داشبوردهای استراتژیک، از مدیران در هر سطح سازمانی پشتیبانی می‌کنند و از صحت عملکرد کسب و کار، نوعی نگرش همه جانبه به تصمیم گیرندگان ارائه می‌دهند. این داشبوردها معمولا برای مقایسه وضعیت سازمان با اهداف استراتژیک مورد استفاده قرار می‌گیرند و به مدیران برای تصمیم‌گیری‌های اجرایی، مانند تنظیم اهداف کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت، کمک قابل توجهی می‌کنند. این نکته را هم به خاطر داشته باشید که داشبوردهای استراتژیک، بر تصاویر و دادههای ایستا متمرکز هستند و با استفاده از اطلاعات دوره‌ای تهیه میشوند.
داشبوردهای تحلیلی (Analytic Dashboard)
این داشبوردها دربردارنده محتوا، موارد مقایسه‌ای، سوابق بیشتر و شاخص‌های عملکردی دقیق‌تر و کامل‌تری هستند و با آنالیز اطلاعات، به مدیران برای گرفتن تصمیمات مهم کمک می‌کنند. در واقع، مدیران با در اختیار داشتن داشبوردهای تحلیلی، می‌توانند وضعیت موجود و دلایل آن را به درستی درک کنند. همچنین، داشبوردهای تحلیلی معمولا از تعامل با دادهها پشتیبانی می‌کنند.
داشبوردهای عملیاتی (Operational Dashboard)
داشبوردهای عملیاتی به پایش کارکردهای حیاتی سازمان پرداخته و به طور مستقیم با فعالیت‌ها و رویدادها در تعامل هستند. این داشبوردها به صورت پیوسته و لحظه‌ای تغییر می‌کنند و به پاسخ‌های سریع نیاز دارند. بنابراین به صورت کاملا متفاوت با موارد اول و دوم طراحی و ساخته میشوند.
این مقاله دلایل علاقه به داشبوردها، چیستی آنها، نحوه توسعه آنها، عواملی که باعث پذیرش آنها می شود و تحقیقات آکادمیک مورد نیاز برای استفاده از پتانسیل آنها را بررسی می کند. این ادغام دیدگاه‌های مدیریتی و دانشگاهی سهم منحصر به فرد ما در این حوزه خدماتی است: مطبوعات و کتاب‌های تجاری کاربردهای تجاری را مورد بحث قرار داده‌اند، در حالی که تعداد انگشت شماری از مقالات دانشگاهی و ارائه‌های مربوط به این موضوع به حوزه‌های خاصی مانند انگیزه داشبوردها، مطالعات موردی اشاره کرده‌اند.
اهمیت نرم افزار داشبورد در سازمان
کاهش پیچیدگی‌های فرآیند مدیریت: داشبوردهای مدیریتی به شما کمک میکند تا پیچیدگی اداره یک کسب و کار، شهرداری یا یک سازمان غیرانتفاعی را مدیریت کنید. داشبورد مدیریتی میتواند به شما کمک کند تا بفهمید چه چیزی برای سازمان به‌عنوان یک کل مهم است. در مورد بانک یا سازمان تولیدی نیز به همین شکل خواهد بود. هر بخش در سازمان برای استفاده از منابع کمیاب و محدود “رقابت” میکند. بنابراین مهم است که دید کاملی از اولویت‌های کلی سازمان داشته باشیم.
فراهم کردن امکان ادغام اطلاعات از سراسر سازمان: هر بخش مسئول مدیریت اطلاعات خود است – اما همه این اطلاعات به یک استراتژی برای سازمان منتهی میشود. برای به روز نگه داشتن هر بخش به طور مداوم (و در دسترس بودن برای مشاهده به روشهای مختلف)، به یک داشبورد مدیریتی نیاز دارید.
یکپارچه سازی نرمافزارهای اطلاعاتی مختلف در سازمان: با استفاده از آن، میتوانید اطلاعات کلیدی را از تمام برنامه‌های نرم افزاری در یک مکان جمع آوری کنید. اکثر سازمانها دارای نرم افزارهایی برای امور مالی، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، منابع انسانی (HR)، معاملات فرآیند، مدیریت پروژه و غیره هستند. این برنامه‌ها به سازمان یک پلتفرم دقیق برای هر عملکرد خاص می‌دهند. اما هنوز هم وجود مکانی که بتوانید اطلاعات کلیدی را به آن منتقل کنید ضرورت دارد. اینجاست که نیاز به داشبورد مدیریت مطرح میشود.
فراهم کردن امکان دسترسی فوری به اطلاعات مهم: در گذشته داشبوردهای مدیریتی به صورت ماهانه یا هفتگی چاپ می‌شدند و نگهداری می‌شدند. با سرعت تجارت امروز، شما به داشبورد پویا که دائما به روزرسانی شود نیاز دارید. این اطلاعات استراتژیک باید دائماً از رایانه لوحی، تلفن یا لپ تاپ شما در دسترس باشد.
ارائه تصویری واضح از نحوه انجام پروژه‌های کلیدی: با استفاده از داشبوردهای مدیریتی میتوانید ببینید که پروژه‌هایتان در طول مسیر چگونه پیش می‌روند. آیا کارهایی که برای پروژه‌ها انجام می‌دهید، تأثیر هدفمندی را که در نظر دارید می‌گذارند یا خیر. داشتن نمایی که وضعیت، درصد تکمیل و نقاط عطف کلیدی پروژه را نشان میدهد، ویژگی مهمی برای یک داشبورد مدیریتی است.
از آنجا که استفاده کنندگان از داشبوردهای مدیریتی، زمان زیادی را خارج از محل کارشان می‌گذرانند، داشبورد این امکان را برایشان فراهم میکند که از راه دور نیز به اطلاعات مورد نظر دسترسی داشته باشند.
با استفاده از داشبورهای مدیریتی، مدیران ارشد سازمان می‌توانند در یک محیط ساده و کاربردی، بر شاخص‌های کلیدی عملکرد کل سازمان یا بخش مورد نظر خود، نظارت کامل داشته باشند.
معمولا سازمانها فرمهای ورودی زیادی دارند. با تجمیع این فرمها و انجام عملیات ریاضی می‌توانند اطلاعات را در قالب گزارش تولید کنند. در اینجا سازمان شما از یک سازمان کاغذ محور، تبدیل به یک سازمان اطلاعات محور شده و با ایجاد یک بستر مناسب برای ورود دادهها در فرم، گزارشات مورد نیاز شما تولید میشود.
اکنون زمان ایجاد داشبوردهای مدیریتی است. داشبورد مانند یک پنجره، وضعیت جاری فرآیندها را به مالکان فرآیند و مدیران ارشد سازمان نمایش میدهد.
داشبورد معیار چگونه کار میکند؟
چنان که مستحضريد، تصمیمگیری صحیح مستلزم ارزیابی عملکرد دقیق و ارزیابی عملکرد دقیق مستلزم در اختیار داشتن آنلاین و آسان اطلاعات مورد نياز مدیران بصورت دقيق، شفاف، صحيح، باكيفيت، بهنگام و بیواسطه از سازمان است. در سطح عملياتي سازمانها، اطلاعات پايه مورد نياز جهت تصميمگيري در قالب TPSهاي جزيرهاي پراكنده شده است. اين سامانههای جزیرهای به سـادگی امکــان تجمیع اطلاعات و استخراج اطلاعات و آمـار مورد نياز را فرآهـم نمیآورند و به همین دلیل در اکثر مواقع وظیفه تجمیع اطلاعات و تحلیل آمار بر عهده تیم آمار و اطلاعات سازمانها است. در حال حاضر آفلاین بودن آمار، سلیقهگرایی در استخراج و تحلیل، همچنین خطای انسانی در تدوین آمار و اطلاعات تجمیعی سه آفت کلی این روش است.
نرم افزار داشبورد مدیریتی معیار با اتصال پایدار به تمامی منابع اطلاعاتی سازمان، تمامی آمار و اطلاعات مورد نیاز را به منظور ارزیابی عملکرد دقیق و تصمیمگیری صحیح در اختیار مدیران سازمان قرار میدهد.
در حالت کلي کاربرد نرم افزار داشبورد مدیریتی معیار در سازمانهایی است که داراي مجموعه نرمافزارهای پراکنده، روشهای دستی و نظامهای اطلاعاتی غیریکپارچه بوده اما نیاز به تجمیع، تحلیل و فرآوری این اطلاعات بصورت متمرکز در آنها احساس میشود.
نرم افزار داشبورد مدیریتی معیار به تمامی سامانههای نرمافزاری و بانکهای اطلاعاتی بخشهای مختلف موجود در سازمان متصل شده، دادههای مورد نیاز را از سامانههای مذکور واکشی و پس از فرآوری دادهها در بانک اطلاعات خود ذخیره مینماید. در رابطه با دادههایی که از طریق روشهای سنتی مانند ثبت و ضبط در فرمها کاغذی ذخیره و بازیابی میشوند نیز نرم افزار داشبورد مدیریتی معیار میتواند با ایجاد فرمهای ورود و مدیریت اطلاعات راهگشا باشد. سپس با استفاده از ابزارهای پرسوجـو ساز و گزارشسـاز، تمامی گزارش‌های عملیاتی و مدیریتی بواسطه تحلیـل و تعـریف پـرسوجوها در سامانه پیادهسازی میشود. در ادامه چارتها و نمودارهای مورد نیاز مدیران در بخش داشبورد مدیریت، تعریف و پیادهسازی خواهد شد. امکان ایجاد و مدیریت شاخصها نیز در درسترس است. اکنون شما میتوانید کل عملکرد مجموعه خود را با یک نگاه به داشبورد مدیریت وضعیت موجود را رصد و در طول و عمق آمار و اطلاعات موجود حرکت کنید؛ میزان تحقق شاخصها را به آسانی مشاهده و استفاده نمائید. با استفاده از نرم افزار داشبورد مدیریتی معیار شما میتوانید در کوتاهترین زمان ممکن و بدون واسطه به پاسخ تمامی سوالات حال و آینده خود دسترسی داشته، عملکرد تمامی بخشها و منابع انسانی خود را ارزیابی و بر اساس پیشبینیهای موجود بهترین تصمیم را بگیرید.