ضرورت استقرار سامانه اطلاعات مدیریت
کنترل و ارزیابی سازمان، برنامه‌ریزی برای آینده آن و در یک کلام مدیریت کارآ و اثربخش، نیازمند مدل‌سازی وضعیت موجود شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) در قالب مجموع‌های از داشبوردهای مدیریتی است. لذا با توجه به پویایی سازمان‌ها و بروز تغییرات مداوم در آنها، یکپارچهسازی مستلزم در اختیار داشتن ابزاری پویا و انعطاف‌پذیر میباشد. به طوری که پس از انجام تغییرات در سازمان، بدون صرف هزینه‌های گزاف مالی و زمانی و در کمترین زمان ممکن یکپارچگی نظام آماری حفظ گردد.
انتخاب ابزار مناسب علاوه بر فراهم آوردن امکان حفظ یکپارچگی آمار و اطلاعات در سازمان، ارزش افزوده دیگری از جمله توسعه نظام آماری در حوزه‌های جدید، پاسخگویی به نیازمندی‌های جدید، گزارش‌گیری مدیران بدون برنامه‌نویسی و صرفه‌جویی دراز مدت در هزینه‌های شرکت را در پی خواهد داشت.
چنانکه مستحضريد، تصمیم‌گیری صحیح مستلزم ارزیابی عملکرد دقیق و ارزیابی عملکرد دقیق مستلزم در اختیار داشتن آنلاین و آسان اطلاعات مورد نياز مدیران بصورت دقيق، شفاف، صحيح، باكيفيت، بهنگام و بی‌واسطه از سازمان است. در سطح عملياتي سازمان‌ها، اطلاعات پايه مورد نياز جهت تصميم‌گيري در قالب TPSهاي عمدتاً
جزيره‌اي پراكنده شده است. اين سامانههای جزیره‌ای به سـادگی امکــان تجمیع اطلاعات و استخراج اطلاعات و آمـار مورد نياز را فرآهـم نمی‌‌آورند و به همین دلیل در اکثر مواقع وظیفه تجمیع اطلاعات و تحلیل آمار بر عهده تیم آمار و اطلاعات سازمان‌ها است. در حال حاضر آفلاین بودن آمار، سلیقه‌گرایی در استخراج و تحلیل، همچنین خطای انسانی در تدوین آمار و اطلاعات تجمیعی سه آفت کلی این روش است.
سیستم اطلاعات مدیریت معیار یا Management Information System که به اختصار MIS نامیده میشوند، با اتصال پایدار به تمامی منابع اطلاعاتی سازمان، تمامی آمار و اطلاعات مورد نیاز را به منظور ارزیابی عملکرد دقیق و تصمیم‌گیری صحیح در اختیار مدیران سازمان قرار میدهد.
موارد استفاده از سیستم اطلاعات مدیریت (MIS)
در حالت کلي کاربرد سامانه اطلاعات مدیریت معیار در سازمان‌هایی است که داراي مجموعه نرم‌افزارهای پراکنده، روشهای دستی و نظام‌های اطلاعاتی غیریکپارچه بوده اما نیاز به تجمیع، تحلیل و فرآوری این اطلاعات بصورت متمرکز در آنها احساس میشود
عملکرد سیستم اطلاعات مدیریت (MIS)
یک سیستم اطلاعات مدیریت به تمامی سامانههای نرمافزاری و بانک‌های اطلاعاتی بخش‌های مختلف موجود در سازمان متصل شده، دادههای مورد نیاز را از سامانههای مذکور واکشی و پس از فرآوری دادهها در بانک اطلاعات خود ذخیره می‌نماید . در رابطه با داده‌هایی که از طریق روشهای سنتی مانند ثبت و ضبط در فرم‌ها کاغذی ذخیره و بازیابی میشوند نیز این سامانه میتواند با ایجاد فرم‌های ورود و مدیریت اطلاعات راهگشا باشد. سپس با استفاده از ابزارهای پرسوجوساز و گزارش‌ساز، تمامی گزارش‌های عملیاتی و مدیریتی به واسطه تحلیل و تعریف پرسوجوها در سامانه پیادهسازی میشود. در ادامه چارت‌ها و نمودارهای مورد نیاز مدیران در بخش داشبورد مدیریت، تعریف و پیادهسازی خواهد شد. امکان ایجاد و مدیریت شاخصها نیز در درسترس است. اکنون شما می‌توانید کل عملکرد سازمان را با یک نگاه به داشبورد مدیریت وضعیت موجود را رصد و در طول و عمق آمار و اطلاعات موجود حرکت کنید؛ میزان تحقق شاخصها را به آسانی مشاهده و از مزایای این سامانه استفاده نمائید. با استفاده از سیستم اطلاعات مدیریت (MIS) معیار شما می‌توانید در کوتاه‌ترین زمان ممکن و بدون واسطه به پاسخ تمامی سوالات حال و آینده خود دسترسی داشته، عملکرد تمامی بخش‌ها، عملکرد و منابع سازمان را ارزیابی و بر اساس پیش‌بینی‌های موجود بهترین تصمیم را اتخاذ نمائید.
مزایای استفاده از سیستم اطلاعات مدیریت (MIS) معیار
دسترسی آسان و آنلاین به تمامی آمار و اطلاعات شرکت در قالب داشبوردهاي مدیریتي
امكان انتشار اقلام آماري بر روي وب‌سايت سازمان
اپلیکیشن اندرويدي و امكان اتصال به سامانه‌هاي ديگر
صحت و شفافیت آمار و اطلاعات موجود در سامانه
تولید آمار به روش مکانیزه و مستقل از نیروی انسانی
کاهش هزینه‌های تولید و انتشار آمار و اطلاعات (زمان، خطا و مکان)
اهداف استقرار سیستم اطلاعات مدیریت (MIS) معیار
جمع‌آوری اطلاعات از سطوح پایین سازمان و واحدها و ادارات پراکنده
ایجاد انبار داده‌هاي متمرکز و یکپارچه آمار و اطلاعات سازمان
واکشی، انتقال و تجميع دادههای مورد نیاز از پايگاه اطلاعاتي سيستم هاي مکانيزه (ETL)
ایجاد انواع اقلام آماری و اطلاعاتی (داشبورد، شاخص، نمودار، گزارش و غیره)
ویژگیهای فنی سامانه اطلاعات مدیریت معیار
- User-friendly
- Web Application
- AJAX, PHP & MySQL
- Safe & Secure
- Multi-Tire (3-Tire)
- Multi Dash Board
- Support
- Multi User Support
- Import/Export Support
- Data Mining Support
- Data Transfer Support
- Publish Report
- Support (Via SMS, WS)
- OLAP Service
- User Permissions
- Role Based
- Multi KPI Support
- Data Analyzing
- Support
- Data ETL Support
- Android App & Responsive
امکانات سامانه اطلاعات مدیریت معیار
مبدل دادهای:
با قابلیت اتصال به انواع پایگاه‌داده، وبسرویس و فایل داده سایر نرم‌افزارها و سامانههای موجود.
همگام‌ساز دادهای (ETL): با قابلیت عملکرد زمانبندی شده شامل واکشی دادهها از سایر سامانهها، انتقال و ذخيره‌سازي در پایگاه‌داده خود.
فرم‌ساز و فرآیندساز:
با قابلیت ساخت و مدیریت انواع فرم‌های اطلاعاتی مورد نیاز جهت درج و مدیریت اطلاعات.
امکان ثبت نتایج و گزارش‌های عملکرد کاربران سطح عملیاتی سیستم با حقوق دسترسی و به تفکیک هر بخش و انتقال رکورد ثبت شده به پنل واحد / ستاد مربوطه.
امکان تایید / رد گزارش ارسال شده توسط واحد ستادی و ارجاع رکورد به پنل کاربر سیستم در لایه عملیاتی با ثبت دلیل رد گزارش.
امکان ویرایش گزارش مرجوع شده و ثبت و ارسال مجدد رکورد.
امکان ارسال گزارش‌های ارسالی به پنل مدیران ستاد کل پس از تایید نهایی توسط واحد ستادی و تکرار چرخه ارسال گزارش تا زمان ثبت نهایی و صدور دستور نهایی.
قابلیت نگهداری Life Story رکورد ثبت شده حتی در صورت حذف رکورد.
پرسوجوساز (OLAP):
با قابلیت نمایش پایگاه‌داده‌ها و جداول و نیز امکان مدیریت انواع موجودیت‌ها و پرسوجوها با استفاده از RDB.
گزارش‌ساز (OLAP):
با قابلیت ساخت و مدیریت انواع گزارش‌های مدیریتی ایستا و پویا (پارامتریک) و نیز اعمال حقوق دسترسی کابران، عنوان و پاورقی، گروه‌بندی گزارش‌های و غیره.
گزارش‌های آماده اجرا:
با قابلیت ارائه گزارش‌های موجود در سامانه در قالب Docx, PDF, Excel, Chart و نیز قابلیت انتشار در داشبورد مدیریتی.
سرویس مدیریت قالب گزارشها:
با قابلیت ساخت و مدیریت قالب‌های گرافیکی هر گزارش.
داشبور مدیریتی:
با امکان ساخت و بهره‌گیری از انواع نمودارها و چارت‌های گرافیکی با قابلیت چیدمان در صفحه، داشبوردهای اختصاصی، آلارم‌ها و هشدارها و دیگر امکانات موجود.
ارسال آلارم:
با قابلیت تعیین شرایط ارسال آلارم (SMS, Email, Alarm) بر روی هر گزارش و المان موجود در داشبورد مدیریتی.
داده‌کاوی:
با قابلیت کاوش و تحلیل دادههای موجود در سامانه (رگرسیون، پیشبینی، سری زمانی و غیره)
کاربران:
با قابلیت تعریف و مدیریت کاربران و حقوق دسترسی.
وقایع:
شامل ثبت تمامی رخدادها و عملکردهای کاربران در سامانه با قابلیت رهگیری فعالیت‌های انجام شده.
شاخصها، انتشار آمار، ورود اطلاعات و ده‌ها مورد دیگر
RDBMS معیار MySQL است و تکنولوژی مورد استفاده سمت سرور نیز PHP میباشد. از اهم دلایل انتخاب این ساختارمی توان به موارد زیر اشاره نمود:
در نظر گرفتن تعداد User های همزمان سایتها با آینده نگریهای مربوط به آن.
در نظر گرفتن حجم تراکنش های دیتابیسی.
در نظر گرفتن امنیت.
در نظر گرفتن کلیه قابلیت های مورد نیاز.
استقرار، پشتیبانی و آموزش سامانه معیار
مراحل انجام پروژه جهت استقرار سامانه معیار
در جدول شماره 1 به صورت کامل به جزئیات مراحل استقرار سامانه معیار اشاره شده است. نکته قابل ذکتر اینکه ممکن است با توجه به نوع و ماهیت سیستمهای اطلاعاتی پایه و اقلام آماری مورد نیاز اولویت یا نحوه اجرای برخی از مراحل تغییر کند.
جدول شماره 1 : مراحل استقرار سامانه معیار به تفکیک هر فاز
| ردیف | فاز | شرح |
| 1 | شناسایی وضعیت موجود | شناسایی سامانه، روشها و دیگر منابع اطلاعاتی سازمان، اقلام آماری و گزارش‌های موجود |
| 2 | تحلیل نیازها | اقلام آماری، گزارش‌های مدیریتی و کارشناسی، زیرساختهای نرمافزاری و سختافزاری مورد نیاز |
| 3 | طراحی | طراحی الگوریتمها و ساختمان دادهها، پایگاه دادههای مورد نیاز، رابط گرافیکی و دیگر المانها |
| 4 | یکپارچهسازی | اتصال به / یکپارچهسازی با سایر سامانههای موجود |
| 5 | همگامسازی | انتقال خودکار دادههای موجود در دیگر سامانهها به سامانه مرکزی معیار در دورههای زمانی منظم |
| 6 | نصب و راهاندازی معیار | نصب و راهاندازی سامانه مدیریت اطلاعات معیار بر روی سرور مورد نظر کارفرما |
| 7 | پیادهسازی گزارشها | پیادهسازی گزارش‌های مدیریتی و کارشناسی مورد نیاز در سامانه معیار که در مراحل 2و3 تحلیل و طراحی شدهاند. |
| 8 | رفع مغایرت | ارزیابی درستی / تطابق گزارش‌های پیادهسازی شده در سامانه معیار با گرازشات مرجع |
| 9 | کاربران و حقوق دسترسی | تعریف کاربران و راهبران سامانه. تنظیم حقوق دسترسی با سامانه و گزارش‌های موجود در سامانه بازای هر کاربر و اعمال سایر تنظیمات مورد نیاز |
| 10 | آموزش | آموزش نحوه کاربری و راهبری سامانه |
| 11 | نگهداری و پشتیبانی | رفع باگهای احتمالی، نگهداری از سامانه و پشتیبانی از درخواستهای کارفرما |
| 12 | پایش و بهبود و توسعه | پایش منابع اطلاعاتی، اقلام و گزارش‌های آماری، نیازهای جدید و اعمال تغییرات جدید در سامانه به منظور بهبود و توسعه مستمر سامانه |
| 13 | انتشار | انتشار گزارش‌های آماری مورد نظر کارفرما در درگاه اطلاعرسانی شرکت |
دورههای آموزشی مورد نیاز در سطح راهبری و کاربری سامانه معیار
همانطور که میدانیم برگزاری دورههای آموزشی از مهمترین قسمتهای استقرار یک سامانه در یک سازمان میباشد. در جدول شماره 2 به جزئیات این بخش اشاره شده است.
جدول شماره 2 : برنامه زمانبندی دوره های آموزشی سامانه معیار
| ردیف | عنوان دوره | شرح | سطح | طول دوره (ساعت) | |
| راهبری | کاربری | ||||
| 1 | سامانه معیار | داشبورد | ü | ü | 5 |
| 2 | گزارشها | ü | ü | 18 | |
| 3 | نمودارها | ü | ü | 8 | |
| 4 | داده¬کاوی | ü | – | 5 | |
| 5 | اقلام اطلاعاتی و آماری | ü | – | 10 | |
| 6 | کاربران و حقوق دسترسی | ü | – | 2 | |
| 7 | ابزارها، تنظیمات و غیره | ü | – | 2 | |
| 8 | Database & Data Dic. | ساختار پایگاه¬داده¬های سامانه¬های جانبی و سامانه مرکزی | ü | – | 20 |
| 9 | SQL | دوره کامل MySQL | ü | – | 40 |
| 10 | Apps | دوره کامل نرم¬افزارهای مکمل | ü | – | 20 |
| جمع | 85 | ||||
دستورالعمل نحوه طراحی و تحویل اقلام آماری
- درخواست دادهها
- قالب اطلاعات درخواستی توسط شرکت کارنو آماده و در اختیار کارفرما قرار میگیرد.
- کارفرما میبایست نسبت به انجام هماهنگیهای لازم و نیز ارائه درخواست مربوطه به تأمینکنندگان TPSهای خود اقدام نماید.
- تأمینکنندگان TPSها میبایست اطلاعات درخواستی را در قالب ویو، وبسرویس، فایل یا روشهای متداول در اختیار شرکت کارنو قرار دهند.
- تحویل دادههای درخواستی
- ارائه نحوه اتصال به پایگاه دادهها (ویو، وبسرویس، فایل و غیره) و دیتادیکشنری دادهها.
- بررسی ساختار و اعتبار دادههای ارائه شده توسط شرکت کارنو.
- ارائه بازخورد به شرکت تأمینکننده TPS در صورت نیاز جهت اصلاح ساختار دادهها.
- اصلاح ساختار داده توسط تأمینکننده TPS.
- بررسی و تأیید ساختار و اعتبار دادههای ارائه شده توسط شرکت کارنو.
- واکشی دادهها
- این فاز بصورت کامل توسط شرکت کارنو انجام میشود
- در صورت وجود مشکلات احتمالی در ساختار یا محتوای دادههای ارائه شده هماهنگی لازم با شرکت تأمینکنندگان TPS بعمل خواهد آمد.
- دوره بروزرسانی دادهها بسته به نوع داده میتواند روزانه، هفتگی، ماهیانه و یا حتی ساعتی باشد.
- در صورتیکه به هر دلیل واکشی دادهها در زمان خود انجام نگیرد، امکان واکشی مجدد پس از گذشت زمان اعتیار میسر نبوده و عملاً داده باصطلاح از دست خواهد رفت. اما میتوان نسخهای از سایه داده را برای زمان مورد نظر ایجاد کرد.
- زمان اعتیار زمانی است که امکان واکشی مجدد در آن امکانپذیر باشد (مثلاً اگر داده بصورت ماهیانه واکشی میشود، زمان اعتبار روز آخر ماه به مدت 24 ساعت است).
- ایجاد و تکمیل انباره داده
- این فاز توسط شرکت کارنو انجام میشود.
- ساختار انباره داده بر اساس نوع و ساختار داده TPSها طراحی و ایجاد میشود.
- دادههای واکشی شده در دورههای زمانی منظم از پیش تعیین شده در انباره داده ذخیره و مانا میشوند.
- اعمال هرگونه تغییر به هر دلیل در مقادیر دادهها غیرممکن است مگر آنکه از نظر فنی خطایی رخ داده باشد.
- حفاظت از انباره داده و حفظ امنیت آن بسیار حائز اهمیت بوده و بعهده طرفین میباشد.
- آمادهسازی گزارشها
- ممکن است در تعداد، ساختار، قالب، محتوا، پارامترهای ورودی یا خروجی گزارشها به دلایل فنی یا ماهیت دادههای واکشی شده تغییراتی اعمال شود که تشخیص آن با هماهنگی کارفرما بعهده شرکت کارنو میباشد.
- گزارشها بر اساس دادههای موجود در DWH طراحی یا بازطراحی شده و راهاندازی میگردد.
- تحویل اولیه گزارش‌های آماری
- منظور از تحویل اولیه گزارش‌های آماری، انجام کامل فازهای 1 تا 5 این مستند و ارسال تیکت تحویل اولیه گزارش‌های آماری میباشد.
- ایجاد دسترسی لازم و ارائه آموزشهای احتمالی لازم جهت تهیه گزارشها یا کار با نرمافزار بعهده شرکت کارنو میباشد.
- در این فاز ممکن است خروجی گزارش‌های آماری مغایرتهای اندکی با TPSها یا سایر گزارشات معتیر داشته باشد.
- منظور از مغایرت اندک در بند فوق، عددی معادل حداکثر 5% عدد مرجع مورد قبول طرفین (گزارشات موجود در TPSها یا سایر گزارشات معتبر) میباشد که در این حالت گزارش آماری معتبر بوده و تحویل اولیه میگردد.
- اعلام مغایرت موجود در تحویل اولیه بعهده کارفرما و رفع آن با هماهنگی وی بعهده شرکت کارنو میباشد.
- برای رفع مغایرتها در 3 فاز آمادهسازی گزارشها، تحویل اولیه و تحویل نهایی، نیاز به همکاری نمایندگان فنی کارفرما و تأمینکنندگان TPSها، ارائه فرمولهای محاسبه یا شرایطی که بر اساس آن گزارش‌های آماری ایجاد شده است، ایجاد دسترسی به TPSها بر اساس تشخیص شرکت کارنو و یا هرگونه همکاری مورد نیاز میباشد.
- تحویل نهایی گزارش‌های آماری
- منظور از تحویل نهایی، رفع مغایرتهای احتمالی مربوط به تحویل اولیه میباشد.
- در این فاز نیز همکاری کامل کارفرما، تأمینکنندگان TPSها و شرکت کارنو لازم است.
- در صورتیکه از نظر فنی و به دلایلی که به ماهیت، ساختار یا نوع دادهها برگردد، امکان رفع کامل مغایرتها برای شرکت کارنو میسر نباشد، این موضوع با ذکر دلایل و مستندات قابل قبول به کارفرما ارائه میشود. در این حالت، خروجی گزارشها معتبر، تصویب شده و تحویل نهایی شده تلقی میگردد.
- طراحی و تحویل سایر اقلام آماری
- منظور از سایر اقلام آماری، داشبوردها، شاخصها و نمودارها میباشد.
- طراحی و تحویل این اقلام پس از اتمام فاز 7 میسر میشود.
- در صورت نیاز به طراحی و ایجاد اقلام آماری جدید، موارد بصورت موردی بررسی، برآورد هزینه و زمان و در نهایت انجام خواهد شد.